Biała lista podatników – co to jest, od kiedy obowiązuje?

Biała lista podatników VAT to rejestr, który obowiązuje już od ponad roku. Został stworzony głównie po to, aby rejestrować transakcje opłacania podatku VAT i żeby kontrahenci mogli wzajemnie weryfikować swoje rachunki bankowe. Warto wiedzieć, że wraz z wprowadzeniem białej listy podatników nie można już wykorzystywać konta osobistego dla celów firmowych.

„Biała lista podatników, nazywana także przez przedsiębiorców białą księgą VAT jest elektronicznym rejestrem, który pozwoli Ci znaleźć wiele przydatnych informacji o swoim przyszłym kontrahencie i podnieść bezpieczeństwo transakcji. Jeśli dopiero rozpoczynasz działalność gospodarczą, to musisz wiedzieć, że dla płatników VAT obecność na białej liście jest obowiązkowa. Konto musi być dedykowanym rachunkiem firmowym” – tłumaczy specjalista z Aasa dla Biznesu.

Biała lista podatników – co to jest?

Gdy jesteś początkującym przedsiębiorcą, pewnie coś już słyszałeś o białej liście podatników. Być może wpisywałeś nawet w wyszukiwarkę Google „biala lista podatnikow vat” czy „biala lista podatnikow gov”. Szukając informacji w tym zakresie, warto również dodać słowo „gov”, wtedy wyszukiwarka automatycznie podsunie nam wyniki z internetowych stron rządowych.

Biała lista to rejestr podatników VAT, który prowadzi Krajowa Administracja Skarbowa. Jest on dostępny przez internet, więc siebie czy swojego kontrahenta możesz zweryfikować gdziekolwiek jesteś, mając tylko telefon czy komputer z dostępem do internetu. Biała lista podatników MF (dostępna na stronie Ministerstwa Finansów) pozwoli Ci za jednym razem sprawdzić wszystkie informacje, które wcześniej były rozproszone w kilku miejscach.

Za pomocą białej listy podatników VAT MF możesz sprawdzić:

• czy dane, które podał Twój kontrahent są prawidłowe (system zaczytuje je bowiem z CEIDG, biała lista tylko je powiela),
• czy Twój kontrahent nie jest tak zwanym „znikającym płatnikiem VAT”, czyli czy nie uchyla się od płacenia należności podatkowych,
• czy podane konto jest rachunkiem firmowym przypisanym do danej firmy.

Warto pamiętać, że aktualnie można wysyłać i otrzymywać przelewy tylko na konta firmowe, które są przypisane do danego podmiotu na białej liście.

Jeżeli to Ty opłacisz fakturę (w kwocie powyżej 15 tys. zł) swojemu partnerowi biznesowemu na inny rachunek, to wraz z nim odpowiadasz solidarnie za to, że nie będzie mógł poprawnie odprowadzić podatku VAT.

Jeśli z kolei to Tobie zostanie wykonany przelew na konto inne niż w wykazie, to nie będziesz mógł zaliczyć tych pieniędzy do kosztów uzyskania przychodów, przez co wzrośnie Ci podatek do zapłaty.

A co zrobić, gdy w wyniku zwyczajnego błędu przelew zostanie wykonany na nieprawidłowy rachunek? Można uniknąć powyższej kary, ale tylko wtedy, gdy w ciągu 3 dni od zlecenia przelewu, poinformujesz o tym naczelnika urzędu skarbowego sprzedawcy.

Biała lista podatników – gdzie sprawdzić?

Aby szybko znaleźć rejestr prowadzony przez Krajową Administrację Skarbową, możesz wpisać w Google „biala lista podatnikow mf”. Warto zwrócić uwagę, aby wyświetlona domena to była „podatki.gov.pl”, a w lewym górnym rogu witryny znajdowało się godło Polski oraz informacja, że znajdujesz się na stronie Ministerstwa Finansów. Biała lista wyszukiwarka wygląda następująco:

Możesz wpisać numer konta, NIP, REGON albo nazwę swoją lub kontrahenta i wtedy wyświetlą Ci się informacje o nim:

• nazwa lub imię i nazwisko,
• NIP,
• status podatnika,
• REGON,
• numer KRS,
• adres siedziby,
• dane prokurentów,
• dane osób, odpowiedzialnych za reprezentację spółki,
• dane wspólników,
• numer rachunku bankowego,
• data rejestracji jako płatnika VAT,
• data odmowy rejestracji jako płatnika VAT,
• data wykreślenia rejestracji jako płatnika VAT,
• data przywrócenia rejestracji jako płatnika VAT.

Pamiętaj, że nie wszystkie pola muszą być uzupełnione i to oczywiście nic złego, jeśli nie są. Sporo zależy od rodzaju działalności. Najważniejsza jest nazwa firmy, NIP, REGON, adres siedziby, numer konta bankowego oraz informacja, czy podmiot jest czynnym płatnikiem VAT.

Biała lista podatników – od kiedy obowiązuje?

Biała lista podatników obowiązuje od 1 września 2019 roku, ale od tej daty do 31 grudnia 2019 roku obowiązywał okres przejściowy. Oznacza to, że za zrobienie przelewu na rachunek, niebędący na białej liście podatników nie groziły opisane przez nas wyżej sankcje.

Od 1 stycznia 2020 roku jeżeli zleci się albo odbierze przelew na rachunek, niebędący w rejestrze, to trzeba liczyć się z konsekwencjami podatkowymi.

Jak zgłosić rachunek na białą listę?

W związku z tym, że już od ponad roku niefigurowanie na białej liście podatników VAT jest karalne, jeśli masz firmę, to pewnie Twój rachunek widnieje w rejestrze.

Tekst adresujemy do początkujących przedsiębiorców, którzy dopiero rozpoczęli działalność. Jeśli Ty dopiero zaczynasz, to sprawdź, jak krok po kroku zgłosić swoje konto bankowe na białą listę podatników.

1. Zarejestruj działalność. Możesz to zrobić wygodnie przez internet, korzystając z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.
2. Załóż konto firmowe. Warto zwrócić uwagę i sprawdzić w swojej bankowości internetowej, czy dane konto zostało założone na firmę, czy na Ciebie jako właściciela. Musi być ono przeznaczone dla działalności gospodarczej, a nie dla klientów indywidualnych.
3. Podaj numer konta firmowego w urzędzie skarbowym albo jako wpis aktualizacyjny w CEIDG. Dane zaciągną się automatycznie na białą listę podatników.

Jak widzisz, korzystanie z białej listy podatników nie jest wcale skomplikowane. Musisz tylko pamiętać o tym, aby po rozpoczęciu działalności i aktualizacji wpisów sprawdzić, czy w wyszukiwarce widnieje Twój prawidłowy numer konta. Natomiast gdy rozpoczynasz współpracę z nowym kontrahentem, to zawsze pamiętaj, aby przed zrobieniem pierwszego przelewu zweryfikować jego status w rejestrze.

Masz własny biznes? Odwiedź stronę autora.