Kompleksowa organizacja imprez

Organizacja wszelkiego rodzaju imprez wymaga dobrego przygotowania i dbałości o wszystkie najważniejsze elementy, w tym wybór miejsca, posiłki i atrakcje. Plan i scenariusz wydarzenia musi być zawsze indywidualnie dopasowany do charakteru imprezy. O czym warto pamiętać organizując event?

Gdzie zorganizować wydarzenie?

Jedną z najważniejszych kwestii, która decyduje o przebiegu imprezy i planowanych atrakcjach jest wybór odpowiedniego miejsca. Wiosną i latem można zdecydować się na imprezę plenerową. Dotyczy to w szczególności festynów, pikników oraz imprez okolicznościowych, takich jak Dzień Dziecka. Odpowiednim miejscem na tego typu wydarzenia jest park miejski z dobrym dojazdem z innych części miasta. W ciepłe dni można również zorganizować wyjazd firmowy w otoczeniu zieleni. Sprawdzą się ośrodki szkoleniowe oraz obiekty konferencyjne z dala od centrum miasta. Jeśli impreza będzie miała bardziej luźny charakter można zorganizować wyjazd nad jezioro lub w góry, gdzie nie brakuje miejsca na zabawy sportowe i atrakcje rekreacyjne. Konferencje czy kongresy mają bardziej elegancki charakter, dlatego warto zdecydować się na hotel z salą konferencyjną, klub lub odpowiednio przystosowaną restaurację.

Jakie menu przygotować na imprezę?

Organizując firmowe wydarzenie w salach konferencyjnych, zwykle właściciele obiektu zapewniają catering. Wówczas możemy mieć pewność, że firma cateringowa zadba o kwestie logistyczne i specjalne menu zgodnie z wymaganiami organizatora. Profesjonalne firmy obsługują również wszelkiego rodzaju imprezy rodzinne, takie jak pikniki czy festyny. W tym przypadku warto udostępnić uczestnikom duży wybór dań na ciepło i zimno np. ryby i mięso z grilla, gofry, zapiekanki, hamburgery czy lody. Natomiast na mniejsze imprezy okolicznościowe można samodzielnie przygotować potrawy lub zamówić jedzenie w bemarach. 

Przebieg imprezy i atrakcje

Oprócz wyboru miejsca i cateringu, ważne jest ustalenie przebiegu imprezy. Plan powinien być w miarę dokładny. Istotne jest zaplanowanie najważniejszych elementów, takich jak godziny rozpoczęcia i zakończenia imprezy, pory serwowania dań oraz wygospodarowanie czasu na zabawy. Na wydarzeniu nie może zabraknąć atrakcji, które mają wpływ na przebieg imprezy. Zależą one od charakteru eventu. W przypadku imprez firmowych mogą to być pokaz taneczny, pokaz barmański połączony z degustacją trunków, kabaret czy koncert. Na imprezach integracyjnych atrakcje zwykle przybierają luźną formę. Sprawdzą się różnego rodzaju konkursy, zabawy sportowe, gry miejskie, ognisko lub spływ kajakowy, jeżeli pogoda na to pozwala. A co z zabawami dla dzieci? W plenerze można rozstawić urządzenia rozrywkowe, takie jak dmuchane zamki, piłkarzyki czy cybergaj.  Warto również zorganizować spektakl teatralny, koncert, pokaz szczudlarza, klauna lub mima.

Profesjonalna organizacja imprez 

Niezależnie, czy planujemy małe przyjęcie, wyjazd firmowy czy piknik rodzinny, warto powierzyć zadanie profesjonalistom. Obecnie coraz więcej firm i osób prywatnych korzysta z pomocy agencji eventowych. Wówczas będziemy mieli pewność, że impreza przebiegnie zgodnie z planem, a uczestnikom niczego nie zabraknie. Jedną z firm, która zajmuje się kompleksową organizacją imprez dla dzieci i firm jest Kids Planet. Specjaliści zadbają o najważniejsze kwestie związane z organizacją wydarzenia, takie jak miejsce, scenariusz, motyw przewodni, atrakcje, dekoracje, catering, zaplecze sanitarne, oprawę muzyczną, obsługę konferansjerów oraz ochronę w przypadku imprez masowych. Każda impreza wymaga indywidualnego podejścia. Agencja eventowa zapewnia kompleksową organizację i obsługę wydarzenia, oferując kreatywne pomysły i rozwiązania. 

Fotografia: Pexels