ZUS żąda oryginałów! Miliony Polaków w poważnych tarapatach

Do ustalania wysokości emerytury lub kapitału początkowego przyjmujemy wyłącznie oryginalne dokumenty lub kopie poświadczone przez pracownika archiwum upoważnionego do przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej – mówi Dorota Bieniasz, członek rady nadzorczej ZUS nadzorujący pion świadczeń i orzecznictwa.

Wywiad przeprowadziła redakcja Dziennika Gazety Prawnej:

„DGP”: Po obniżeniu wieku w kolejce po emerytury ustawiają się osoby, które mają ustalony kapitał początkowy. Nasi czytelnicy alarmują, że pojawił się problem ostatniej składki płaconej przez pracodawcę za pracownika przechodzącego na emeryturę. Otóż osoby odbierające decyzje o przyznaniu świadczenia w tym samym miesiącu, w którym były jeszcze zatrudnione, nie są informowane, że mają prawo do doliczenia kapitału emerytalnego tej ostatniej składki, która wpływa do ZUS z miesięcznym opóźnieniem. Dlaczego tak się dzieje?

Dorota Bieniasz: – Nie mamy w tej sprawie żadnych niepokojących sygnałów. Pracownicy przyjmujący wnioski powinni informować klientów o wszystkich istotnych kwestiach związanych z wysokością świadczenia i nie mam informacji, by tak się nie działo. Komunikat o możliwości przeliczenia emerytury poprzez doliczenie składek za ostatni miesiąc zatrudnienia jest też umieszczany w decyzji o przyznaniu emerytury.

ZUS sam nie może zwiększyć emerytury o ostatnią składkę?

– O tym decyduje klient, a nie pracownik Zakładu. Zgodnie z prawem nie możemy zwiększyć wysokości emerytury bez formalnego wniosku ubezpieczonego. Na tryb postępowania w tej sprawie ma również wpływ to, że składki za dany miesiąc rozlicza się do 15. dnia następnego miesiąca. Dopiero po ich rozliczeniu możemy je doliczyć do emerytury.

Wróćmy do kapitału początkowego. Ile osób z 11 mln uprawnionych nadal nie ma ustalonej jego wysokości?

– Ostrożnie szacując, ok. 1,9 mln Polaków.

To tak, jakby cała aglomeracja warszawska wciąż nie wybrała się do ZUS w sprawie kapitału początkowego. Dlaczego?

– Powody są różne. My przeprowadziliśmy kilka akcji informacyjnych zachęcających do ustalenia kapitału początkowego. Ostatnia miała miejsce w zeszłym roku. Z naszych szacunków wynikało, że spośród wszystkich uprawnionych do emerytury w obniżonym wieku w ostatnim kwartale ubiegłego roku ok. 25 proc. nie miało wyliczonego kapitału początkowego. W efekcie naszej kampanii, w tym wysłanych listów, większość tych osób wystąpiła o wyliczenie kapitału, dzięki czemu szybciej otrzymali należne im świadczenie. Przy czym osoby, które do tej pory nie zgłosiły się do ZUS z wnioskiem w tej sprawie, nie muszą się martwić, że stracą. Kapitał początkowy zostanie obliczony razem z emeryturą. Pamiętajmy też, że jego wartość zawsze jest liczona na dzień 1 stycznia 1999 r., bez względu na datę złożenia wniosku.

Czy Zakład sprawdzi prawo do kapitału początkowego osoby przechodzącej na emeryturę?

– Oczywiście. Pracownik ZUS zawsze weryfikuje, czy danej osobie przysługuje ustalenie kapitału początkowego. Przy przyjmowaniu wniosku urzędnik dokładnie wyjaśnia, jakie dokumenty są podstawą do jego ustalenia.

Ile czasu zajmuje ustalenie wysokości kapitału początkowego?

– To zależy przede wszystkim od naszych klientów. Jeśli dostarczą wszystkie niezbędne dokumenty, to zostanie on wyliczony w okresie nie dłuższym niż 30 dni. W pozostałych przypadkach ustalenie kapitału początkowego będzie możliwe dopiero po zakończeniu postępowania wyjaśniającego i zgromadzeniu dokumentów.

Czy osoba oczekująca na obliczenie kapitału otrzyma z ZUS wypłatę?

– W takiej sytuacji ustalamy kwotę zaliczkową, która powinna być zbliżona do przewidywanej wysokości emerytury. Po zakończeniu postępowania wypłacimy wyrównanie od daty nabycia prawa do świadczenia.

A co ma zrobić osoba, która np. w 2002 r. miała zaniżony kapitał początkowy? Wówczas nie odwołała się od niekorzystnej dla siebie decyzji, a teraz się martwi, że będzie mieć zaniżoną emeryturę.

– ZUS, przyjmując wniosek o emeryturę, z urzędu sprawdzi prawidłowość ustalenia wartości kapitału początkowego. Musimy to robić, ponieważ w ciągu ostatnich lat przepisy dotyczące kapitału początkowego kilka razy się zmieniały. I co – warte podkreślenia – zawsze na korzyść ubezpieczonych.

Archiwiści się skarżą, że do archiwów zajmujących się przechowywaniem dokumentacji pracowniczej zgłasza się coraz więcej osób poszukujących potwierdzenia złożonych wcześniej zaświadczeń. ZUS bowiem kwestionuje przyjęte uprzednio dokumenty. Jaka jest podstawa prawna takiego działania?

– Nie znam takich przypadków, ale przyjmuję, że może się tak stać, gdy okaże się, że dokument został potwierdzony w nieodpowiedni sposób czy też przez nieupoważnioną osobę.

Jak muszą wyglądać zaświadczenia potwierdzające pracę i zarobki, żeby ZUS je przyjął?

– Rozporządzenie z 11 października 2011 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe (Dz.U. z 2011 r. nr 237 poz. 1412) definiuje rodzaje środków dowodowych, lecz nie określa dokładnie znamion dokumentu służącego potwierdzeniu okresów zatrudnienia i otrzymywanego wynagrodzenia. Do ustalania wysokości emerytury lub kapitału początkowego przyjmujemy wyłącznie oryginały podpisane przez osobę upoważnioną. Dokumenty te powinny być wystawione zgodnie z przepisami. Jeżeli klient takimi nie dysponuje, może przedłożyć kopie poświadczone przez pracownika archiwum upoważnionego do przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej. Taka firma musi być wpisana do ewidencji przechowawców akt prowadzonej przez marszałka województwa.

ZUS przyjmie każdy oryginał?

– Tak. Nie sprawdzamy, skąd ubezpieczony pozyskał dokument, tylko czy mieści się on w zakresie środków dowodowych określonych we wspomnianym rozporządzeniu.

Organizacje pracodawców wskazują, że są liczne przypadki przetrzymywania przez rodziny zmarłych właścicieli firm akt pracowniczych byłych pracowników. Takie osoby nie mogą w sposób oficjalny ich pozyskać, tym samym ich emerytura jest niższa, niż to wynika z zapłaconych składek. Co zrobić w takiej sytuacji?

– Tak naprawdę ta kwestia jest poza ZUS. Naszym zadaniem jest wyliczyć świadczenie w oparciu o przedłożone dokumenty, ale to nie my decydujemy, kto i jakie akta przedstawi oraz skąd je weźmie. Jeżeli dysponujemy oryginałem dokumentu, nie wnikamy, jak został pozyskany.

Czyli teraz wszystkie oddziały ZUS będą przyjmować oryginalne dokumenty, nie sprawdzając ich źródła?

– A w jaki sposób mamy sprawdzić pochodzenie oryginalnych dokumentów, abstrahując od tego, że żadna ustawa nas do tego nie zobowiązuje? Już dziś otrzymujemy od klientów np. karty płacowe pracodawców jako dowód na osiągane wynagrodzenie. Źródło pochodzenia dokumentu sprawdzamy w przypadku dostarczenia przez wnioskodawcę odpisu lub kopii. Pamiętajmy, że zgodnie z powołanym wcześniej rozporządzeniem środkiem dowodowym są oryginały oraz poświadczone za zgodność z oryginałem kopie sporządzone przez podmioty upoważnione do przechowywania dokumentacji pracowniczej na podstawie oryginalnych dokumentów.

Raport Najwyższej Izby Kontroli (nr 118/2017/P/16/064/LGD) ujawnił kolejną patologię dotyczącą sposobu obliczania wysokości emerytur – wiele osób ma świadczenia niższe, niż powinno, bo nie zostały poinformowane o możliwości ich przeliczenia na podstawie zmienionych przepisów. Co zrobiono w tej sprawie?

– Z naszych szacunków wynika, że ok. 38 tys. osób nadal pobiera świadczenia z okresami zerowymi. I dlatego do końca marca będziemy prowadzić kampanię informacyjną, żeby zachęcić do złożenia wniosku o przeliczenie emerytury osoby, które będą mogły mieć uwzględnione za okresy zerowe minimalne wynagrodzenie. Takie przeliczenie zawsze następuje na wniosek klienta.

ZUS jest instytucją publiczną i do jego obowiązków należy informowanie o przepisach ważnych dla Polaków. Sprawa jest o tyle ważna, że możliwość przeliczenia dotyczy wyłącznie okresu od momentu przedłożenia wniosku. Nie ma więc możliwości wyrównania emerytury za okres wsteczny.

– Zawsze staramy się dotrzeć do jak największej liczby naszych klientów, ale musi być też zainteresowanie własnymi sprawami emerytalnymi. Na pewno w przypadku okresów zerowych będziemy starali się trafić do wszystkich, których zagadnienie dotyczy.

Wiele z tych osób nie mogło udowodnić swoich zarobków, bo nie miało żadnych dokumentów je potwierdzających. Jak obecnie wygląda sprawa starych zaświadczeń, które mają 10 lat lub więcej, a zostały wydane przez prywatne archiwa?

– ZUS może przyjąć zaświadczenie dotyczące zatrudnienia lub zarobków wydane przez upoważniony podmiot, czyli przez pracodawcę lub jego następcę prawnego. Jeśli jest to oryginał, nie ma znaczenia, skąd pochodzi. Jeśli jest to kopia, to tylko poświadczona za zgodność z oryginałem przez uprawniony podmiot. A takim jest przechowawca akt wpisany na listę. Innych możliwości prawo nie daje.