Pierwsze dni obowiązywania nowych zasad fakturowania wywołały wśród przedsiębiorców spore zamieszanie, jednak nie dlatego, że zawiódł sam system KSeF. W rzeczywistości kluczowy problem pojawił się na etapie logowania, co stworzyło wrażenie ogólnej awarii. Tymczasem, jak wskazują eksperci, infrastruktura odpowiedzialna za obsługę faktur działała stabilnie. Co więcej, największe ryzyko dotyczy nie technologii, lecz błędnych założeń i chaosu organizacyjnego. To właśnie one mogą okazać się najpoważniejszym wyzwaniem w 2026 roku.
- Przeczytaj także: Łamali prawo w Polsce. Zapadła decyzja o natychmiastowej deportacji. 40 funkcjonariuszy w akcji
Źródłem problemów okazał się Profil Zaufany, a nie KSeF
Jak podkreśla Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy w inFakt, sam Krajowy System e-Faktur funkcjonował poprawnie od pierwszych godzin.
„Jeśli chodzi o sam KSeF, system działa poprawnie. Można wystawiać faktury, nadawać uprawnienia, integrować się przez API – tu nie widzę żadnych problemów. Kłopot dotyczy wyłącznie logowania przez Profil Zaufany, który nie wytrzymał natężenia ruchu” – ocenia ekspert.
Jednocześnie zaznacza, że po skutecznym zalogowaniu system działał stabilnie i bez zawieszeń. W efekcie nie doszło do faktycznej awarii centralnego rozwiązania.
- Sprawdź też: Czarne chmury nad Jarosławem Kaczyńskim. Tak potężnego ciosu się nie spodziewał. Tusk triumfuje
JDG bez podpisu kwalifikowanego znalazły się w trudnej sytuacji
Najbardziej dotkniętą grupą okazały się jednoosobowe działalności gospodarcze, które nie korzystają z podpisu kwalifikowanego. Ponieważ Profil Zaufany był przeciążony, wielu przedsiębiorców nie miało realnej możliwości zalogowania się do systemu w pierwszych godzinach.
„Problem tkwił po stronie państwowej bramki, czyli PZ, a sam KSeF działa. To nie jest awaria całego rozwiązania” – podkreśla Juszczyk.
Mówił także, że masowe próby logowania były naturalnym efektem ciekawości i chęci testowania nowego systemu. Dlatego trudno było uniknąć chwilowych zatorów.
Brak konsekwencji na starcie, ale to tylko pozorne uspokojenie
Eksperci zwracają uwagę, że opóźnione logowanie nie niesie dziś realnych sankcji dla przedsiębiorców.
„Fakturę za styczeń można wystawić do 15 lutego. Terminy płatności są zwykle 7–14 dni, a często dostępne są wizualizacje dokumentów” – tłumaczy Juszczyk.
Oznacza to, że krótkotrwałe problemy nie zaburzają bieżących rozliczeń. Jednak mimo to pojawia się ryzyko fałszywego poczucia bezpieczeństwa. W praktyce część firm może uznać, że skoro „nic się nie stało”, to nie ma potrzeby szybkiego dostosowania procesów.
Prawdziwy test systemu dopiero przed nami
Zdaniem specjalistów obecne obciążenie systemu jest jeszcze umiarkowane, dlatego nie oddaje rzeczywistej skali wyzwania.
„Duże firmy faktycznie wystawiają w KSeF – sam otrzymałem już faktury. System to obsłużył bez problemów” – mówi Juszczyk. Dodaje, że „kluczowy moment nadejdzie na przełomie kwietnia i maja. Wtedy do systemu dołączą pozostali przedsiębiorcy, a wolumen faktur gwałtownie wzrośnie. Dopiero wtedy będzie można rzetelnie ocenić wydolność całego rozwiązania”.
Okres przejściowy sprzyja chaosowi organizacyjnemu
Reforma została zaplanowana etapami, co z jednej strony daje czas na adaptację, jednak z drugiej wprowadza niejednoznaczność.
„To dobrze, że ta rewolucja dzieje się stopniowo, ale mam wrażenie, że i tak tempo jest bardzo szybkie” – ocenia Piotr Leonarski.
Zwraca on uwagę, że we Włoszech podobny system wdrażano przez kilka lat, podczas gdy w Polsce cały proces zamknie się w niespełna roku. W efekcie błędy i nieprawidłowo wystawione faktury są w najbliższych miesiącach niemal nieuniknione. Dlatego bardziej elastyczne podejście administracji na starcie może okazać się konieczne.
Pozorne przyzwolenie na stare praktyki to największe zagrożenie
Nie wszyscy eksperci podchodzą do okresu przejściowego z optymizmem.
„Zbyt mocno wybrzmiał komunikat o braku kar, przez co wielu uznało, że na razie w ogóle nie trzeba wystawiać faktur w KSeF” – ocenia Juszczyk.
Jego zdaniem doprowadziło to do spowolnienia wdrożenia i dezorientacji na rynku. Podaje przykład stacji paliw, gdzie część firm wróciła do starych rozwiązań, a inne stosują tryb offline. Co istotne, faktura offline24 nie daje jeszcze prawa do odliczenia VAT, dopóki nie trafi do systemu.
KSeF jako jedyne źródło prawnie skutecznej faktury
Na ten aspekt zwraca uwagę również Zuzanna Kwiatkowska, ekspertka ds. księgowo-podatkowych. Jej zdaniem największym ryzykiem jest złudne przekonanie, że nic się nie zmieniło. Papierowe wydruki czy pliki PDF mogą funkcjonować jedynie pomocniczo, jednak prawnie wiążąca faktura znajduje się w KSeF.
„Kluczowe pytanie brzmi nie: czy dostawca wystawi fakturę w KSeF, ale czy firma jest gotowa operacyjnie na sytuację, w której jedyną fakturą jest ta dostępna w systemie” – podkreśla.
To właśnie ta gotowość zdecyduje o bezpieczeństwie rozliczeń w 2026 roku.
Źródło: biznes.interia.pl
